書類整理アイデア デジタルとアナログ両方活用したら楽になった

3 min

こんにちは!こちら、自宅でデザイン業を営む在宅ワーカーです。ぼくは度々、必要な書類をどこにしまったかわからなくて延々探すという拷問のような作業に頭を悩ませていました。

ですが、ついに苦行から開放される時がきたのです。いちいち探すのがめんどくさーーーーい!なら、効率化を図ってルールを定めた書類整理・管理をしていく。それこそ苦行からの開放に必要なことだったのです。

ぼくの書類整理のルールは大きく2つです。

ルール1 届いた書類はすぐにスキャン(整理)
ルール2 物理フォルダと電子フォルダを一緒の仕分けにする(管理・仕分け方)

書類探しの時間はムダでしかない

百害あって一利なしです。書類探しの消費カロリーの分がわずかにあっても0.5利です。

あるデータでは1年間で書類探しに80時間も費やしているそうです。

おくぷら

おくぷら

あなたの80時間を救いたいっ

そういう気持ちでこの記事をしたためます。この分類方法が書類整理も管理も苦手だという人の参考になれば幸いです。

書類整理はルールが大事

実際にやっている書類整理の仕方を紹介します。

まず必要なものです。

書類整理に必要な物・準備する物

・A4フォルダ
・A4ファイル
・A5ファイル(複数)
・付箋(カテゴリー分け)
・スキャン背景用の黒画用紙
・パソコン

おくぷら

おくぷら

パソコン以外は安く手に入れることができます。

書類整理(管理)は2つのルールでできる

基本的には溜め込まないですぐにやる(大量だと「めんどくさい」のハードルが上がるから)ことです。

それでは2つのルールに則って説明していきます。

ルール1 届いた書類はすぐにスキャン(整理)

必要じゃなさそうな書類でも基本的に全部スキャンしておきます。ただ、DMとかまではしません。あくまで分類すべきものだけです。

ぼくはまず、iPhoneでスキャンしてairdropでimacに転送し、わかりやすいように名称を変更して保存しています。

スキャンしてデータで残しておくことのメリットは2つです。

1つ、バックアップできる
2つ、スピーディな書類提出ができる

メリット1.書類を失くすリスクヘッジとしてのバックアップ

紙書類の破損や紛失などに備えて、デジタルでも残しておくこと〈バックアップ〉が大事です。

メリット2.スピーディな書類提出でストレスフリー

書類の原本が必要なことは、よほど重要な物でない限りない(おくぷら統計)ので、スキャンしてデータを残しておけば印刷してすぐに使用できます。

また、電子申告する場合でも便利です。補助金の申請確定申告で必要になることもあるので重要です。

スキャンは簡単にスマホで(iPhoneの場合)

iPhoneをお使いの方だと、メモのアプリから簡単にスキャンできます。

メモを起動→カメラのアイコン→書類をスキャン からスキャンすることができます。

ちなみに、ぼくはAdobe Scanを使用しています。(スキャンの精度が高くておすすめ)

スキャンした書類の名前には日付を入れる

自分のわかりやすいファイル名と「書類を受け取った日」の日付を書き込みます。

日付を入れることで、ソートして探しやすいので必ずしましょう。

ルール2.物理フォルダと電子フォルダを一緒の仕分けにする(管理・仕分け方)

紙(物理)と電子を同じように仕分けるだけなのですが、ポイントはフォルダの階層をなるべく浅くすることです。3階層くらいまでにすれば探す面倒もおさえられます。

例:会社関係→経費関係→家賃 

これで3階層です。ここは独自の工夫が少し必要ですね。

最近では電子で済むことが多いのですが、どうしても紙の書類が必要なこともあります(本当にごく稀ですが)。ぶっちゃけていうとアナログより電子フォルダの方が探しやすいしいいんです。

先に電子フォルダで書類のある場所を見つけておけば、物理フォルダをあれこれ開いて探す面倒さは半減されます。この仕分け方法なら探しやすく手間いらずです。

実践編:書類の管理(整理)

フォルダ管理を個人事業主「おくぷら商会」と仮定してアナログ・デジタル両方のリンクした書類管理の仕方です。

紙(アナログ)の書類管理の仕方

1階層:A4フォルダ一冊を「おくぷら商会」とする。
2階層:A4ファイルに「1.設立書類」「2.年金&保険&税金&医療」「3.自宅」「4.請求書」「5.その他」のカテゴリーをつくる。

カテゴリー作成のポイントですが、これもあまり細かくなりすぎないようにします。例えば「2.年金&保険&税金&医療」ですが、だいたい月1くらいでしかこないようなものはまとめた方が良さそうです。

3階層:A5ファイルに月ごとにまとめる。

12ヶ月で分ける、年で分ける、といった感じです。

パソコン(デジタル)の書類管理の仕方

紙(アナログ)と同様にします。

ちなみに領収書についてですが、別のファイルを用意して個別のスキャンはせずにまとめて行っています。この話についてはまた別でしたいと思います。

デメリット

・アナログ(紙書類)だけでやるよりも作業量が増える

・デジタルのセキュリティ問題

まとめ

書類探しに時間を使うのはもうやめたい!!という思いから、少しでも未来の自分が楽になるように考えて、書類管理の方法をまとめました。

この書類整理・管理でやることはシンプルなので続けられそうです。他にも良い方法があったらどんどんアップデートしていきたいです。

本当に必要な書類って実は一部です。捨てるのもなんだかなと思っちゃう書類は結構ありますが、そういうのも念のためスキャンしておけば安心ですね。

余談ですが、免許証やマイナンバーカードなどもスキャンを取っておいてパソコンに残しておくと意外と便利です。

おくぷら

おくぷら

セキュリティはお忘れなく!これだいじ〜

関連記事

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です